Thông thường, mọi khách hàng gửi yêu cầu dịch vụ, quy trình dịch thuật tại Dịch Thuật Vinatrans luôn diễn ra nghiêm ngặt và chặt chẻ bởi 7 bước sau để đảm bảo chất lượng dịch thuật tốt nhất
 
Bước 1: Nhận tài liệu gốc từ khách hàng
Quý Khách hàng có thể gửi tài liệu bằng cách: đến trực tiếp văn phòng của công ty, hoặc gởi qua email, qua website, fax, yahoo messenger, skype,…chuyển phát nhanh hoặc các hình thức khác...  
Bước 2: Phân tích tài liệu
Với cơ cấu tổ chức công ty mang tính chuyên môn hóa cao, dịch vụ của Dịch Thuật Vinatrans luôn tiến hành phân loại tài liệu về từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể ngay khi tiếp nhận tài liệu từ khách hàng. Mục đích của việc này là để đảm bảo tài liệu dịch được chuyên môn hóa và chất lượng được đảm bảo tốt nhất.
 
Bước 3: Tiến hành dịch
Sau khi phân loại tài liệu dịch, công ty sẽ tiến hành lựa chọn nhân sự chuyên về lĩnh vực đó để đảm nhiệm nhiệm vụ dịch tài liệu. Tùy thuộc vào độ dài của tài liệu và yêu cầu về thời gian hoàn thành của khách hàng mà chúng tôi sẽ xem xét và lựa chọn một hay một nhóm biên dịch viên phù hợp để đảm bảo tiến độ dịch thuật đúng hẹn.
Các biên dịch viên thống nhất thuật ngữ chuyên ngành trong tài liệu, đồng bộ từ ngữ và tiến hành dịch. Phần mềm dịch thuật chuyên nghiệp được sử dụng để đảm bảo hình thức kết cấu giống hệt tài liệu gốc.
 
Bước 4: Hiệu đính
Đây là khâu cực kì quan trọng, không thể thiếu trong quá trình dịch thuật. Khâu này nhằm thống nhất thuật ngữ, chất lượng dịch một cách hoàn hảo nhất, đảm bảo không có sai sót hay thiếu nhất quán nào về mặt hình thức cũng như nội dung của bản dịch.
Ngoài ra, bản dịch của khách hàng sẽ được kiểm tra và chỉnh sửa sao cho đẹp và phù hợp với ngữ cảng, văn phong khách hàng.
 
Bước 5: Kiểm tra bản dịch
Nhân viên dự án nhận lại bản dịch từ nhóm hiệu đính và kiểm tra lại tài liệu lần cuối, nếu phát hiện có sai sót sẽ chuyển ngay cho nhóm hiệu đính tiến hành chỉnh sửa lại. 
Bước 6: Giao tài liệu cho khách hàng
Sau khi các khâu kiểm tra chất lượng được tiến hành chặt chẽ, sản phẩm hoàn hảo cuối cùng sẽ được giao cho khách hàng theo phương thức đã thỏa thuận trước, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn quy định.
 
Bước 7: Bảo mật và tiếp nhận phản hồi
Nếu sau khi nhận được tài liệu, khách hàng cảm thấy không hài lòng về nội dung bản dịch thì công ty sẵn sàng tiếp nhận ý kiến và tiến hành chỉnh sửa lại theo yêu cầu nhanh chóng.